INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 a zákona č. 110/2019 Sb.

při zpracování realizovaném správcem osobních údajů,

obchodní společností

BLK servis, spol. s r.o.

se sídlem se sídlem Prokopa Velikého 867, 250 82 Úvaly

IČ: 25705181

zapsanou v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 62803

(dále také jen "správce")

Kontakt na správce: e-mail: blkservis@blkservis.cz,

webová stránka: www.blkservis.cz,

doručovací adresa (shodná s adresou sídla): Prokopa Velikého 867, 250 82 Úvaly

Vážení zákazníci, obchodní partneři, návštěvníci našich webových stránek,

níže si vám dovolujeme poskytnout základní informace o zpracování osobních údajů, k němuž v rámci činnosti naší společnosti dochází, tj. poskytnout vám potřebné informace zejm. o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme a k jakým účelům je využíváme, jak s nimi nakládáme a komu je případně smíme zpřístupnit, jakož i o tom, jaká jsou vaše práva vůči nám a jak je můžete realizovat.

Základním právním rámcem v oblasti zpracování osobních údajů je zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném a účinném znění (dále jen "Zákon") a nařízení Evropského parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (General Data Protection Regulation, tj. dále jen "GDPR", nebo také "Nařízení").

· KATEGORIE A ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Kategorie osobních údajů:

· identifikační a adresní údaje zákazníků – master data (stávajících i potenciálních), dodavatelů a obchodních partnerů, tj. titul, jméno, příjmení (a to včetně jména zaměstnanců, příp. orgánů právnických osob – kontaktní osoby), adresa sídla, adresa pro doručení zboží, případně adresa a údaje fakturační - IČ, DIČ, dále telefon, e-mailová adresa, fax;

· historie obchodního vztahu, údaje o poptávaném zboží/poptávaných službách, tj. zejména smluví údaje z realizovaných smluvních vztahů, jaké zboží jste nám dodali, jaké zboží jste u nás zakoupili, zda jste vyžili našich montážních služeb a služeb zákaznické podpory, apod.;

· platební a bankovní informace (číslo účtu, kreditní resp. platební karty, IBAN, BIC, atd.)

· údaje shromažďované při návštěvě webových stránek(v souvislosti se správnýmzobrazením webových stránek a pro zaručení jejich stability a bezpečnosti) a to v rozsahu, v jakém máte jejich použití ve vašem zařízení povoleno - k tomu blíže viz cookie lišta na našich webových stránkách;

· osobní údaje zpracovávané v souvislosti s využitím možností navázání kontaktu prostřednictvím webových stránek, odběrem newsletterů

• možnosti kontaktu – v kontaktním formuláři jsou požadovány následující údaje: jméno, e-mailová adresa, telefon, zpráva;
• newslettery - máte možnost přihlásit se k odběrům našich obchodních sdělení (nejedná se v takovém případě o rozesílání obchodních sdělení ve smyslu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnostistávajícím zákazníkům jako forma přímého marketingu, jak upraveno níže). K tomu potřebujeme minimálně vaše jméno a příjmení a také vaši e-mailovou adresu.

Doplňujeme, že citlivé údaje, resp. údaje zvláštní kategorie, nebudou zpracovávány. Pokud by k jejich zpracování přeci jen mělo dojít, budete znovu výslovně o jejich zpracování požádán(a).

Osobní údaje získáváme především přímo od vás při založení našeho vzájemného smluvního vztahu, neboť poskytnutí určitých osobních údajů je obvykle předpokladem pro to, abychom mohli plnit vaše požadavky na nás – nejčastěji dodání zboží, poptávka služeb (výroba nábytku, montáž nábytku, služby zákaznické podpory, odpověď na dotaz, apod.) - obecně platí, že osobní údaje nám poskytujete prostřednictvím osobní komunikace (ať již osobně či prostř. jiných komunikačních kanálů) s naším příslušným pracovníkem v závislosti na charakteru vašeho požadavku, případně prostřednictvím kontaktního formuláře na našich webových stránkách či e-mailu. V některých případech získáváme údaje z veřejně dostupných zdrojů a rejstříků, např. z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, vašich webových stránek. Určité osobní údaje pak shromažďujeme rovněž při vaší návštěvě našich webových stránek – k tomu blíže viz cookie lišta na našich webových stránkách.

· Účel zpracování osobních údajů a právní základ pro zpracování

• zpracování osobních údajů za účelem plnění smlouvy, jejíž jste smluvní stranou, nebo pro jednání o uzavření nebo změně smlouvy uskutečněné na váš návrh (čl. 6, odst. 1, písm. b) GDPR)- typicky v rámci realizace našich vzájemných dodavatelsko-odběratelských vztahů, v rámci uspokojení vaší poptávky po našich službách, odpověď na váš dotaz/poptávku učiněný prostřednictvím kontaktního formuláře na našich webových stránkách, přihlášení k odběru newsletterů (obchodních sdělení), apod., a to v rozsahu, který je nezbytný pro uzavření a realizaci dané smlouvy, resp. pro splnění daného požadavku

• zpracování osobních údajů na základě plnění právní povinnosti správce (čl. 6, odst. 1, písm. c) GDPR)

Povinnost zpracovávat osobní údaje obchodních partnerů/zákazníků je nám jako správci osobních údajů uložena některými zvláštními právními předpisy:

• jde zejména o osobní údaje zpracovávané povinně pro účely plnění povinností vyplývajících z daňové a účetní evidence v souladu se zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty a se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, tj. pro účely doložení účetních/daňových dokladů + dokladů k uskutečnění realizace obchodu (zejména faktury, dodací listy, výpisy z účtu, pokladní doklady, příjemky, výdejky a údaje na nich);
• reklamace, reklamační řízení – pro účely umožnění realizace vašich práv jakožto našich zákazníků vyplývajících pro vás z odpovědnosti za vady

• zpracování osobních údajů z důvodů oprávněných zájmů správce (čl. 6, odst. 1, písm. f) GDPR)

V některých případech vaše osobní údaje zpracováváme z důvodů existence našeho oprávněného zájmu, kterým může být kupř. ochrana našich práv, nebo realizace našich podnikatelských aktivit:

• vymáhací řízení (správa pohledávek) - pro případ existence pohledávek po splatnosti – kupř. pokud nám neuhradíte kupní cenu za dodané zboží nebo poskytnuté služby a my ji po vás budeme nuceni vymáhat
• správa věřitelů (evidence závazků vůči dodavatelům);
• v souladu s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti jsme oprávněni k zasílání obchodních sdělení/newsletterů (jako forma přímého marketingu) stávajícím zákazníkům, jejichž prostřednictvím jsou vám nabízeny naše vlastní obdobné výrobky při zachování vaší možnosti jednoduchým způsobem se z odběru obchodních sdělení odhlásit;
• statistické účely, vylepšování našeho webového rozraní a jeho přizpůsobování vašim technickým možnostem, včetně zajištění bezpečnosti našeho webového rozhraní – informace o operačním systému, jeho verzi, technická data o zařízeních, z nichž se přihlašujete, měření návštěvnosti webového rozhraní, zlepšení fungování webového rozhraní, přidání funkcionalit, údaj o IP adrese, která vám byla přidělena vaším poskytovatelem internetového připojení, informace o tom, z jakých zařízení k našim službám přistupujete elektronickou cestou, informace o prohlížeči a hardwaru zařízení, apod.

• zpracování osobních údajů s vaším souhlasem (čl.6, odst. 1, písm. a) GDPR) - v případech, které nejsou pokryty jiným zákonným důvodem zpracování, můžeme zpracovávat vaše osobní údaje jen s vaším souhlasem – typicky kupř. souhlas žadatelů o práci s tím, abychom v případě našeho zamítavého rozhodnutí uchovávali údaje poskytnuté jimi pro účely posouzení jejich žádosti o práci v naší evidenci žadatelů o práci pro potřeby případného pozdějšího kontaktu po dobu 1 roku od podání žádosti.

Poskytnutí souhlasu je věcí dobrovolného rozhodnutí a jeho neposkytnutí pro vás nemá a nebude mít žádné negativní důsledky. Souhlas můžete kdykoli odvolat prostřednictvím elektronické pošty na e-mailové adrese uvedené shora v záhlaví tohoto dokumentu. Odvoláte-li souhlas se zpracováním osobních údajů, vaše data nebudou nadále zpracovávána nebo využívána, pokud nebude takové zpracování založeno na jiném zákonném důvodu zpracování, jak uvedeny shora v tomto dokumentu, nebo pokud nebude založeno na anonymním zpracování.

· POVINNOST K POSKYTNUTÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Osobní údaje poskytujete dobrovolně. S ohledem na vzájemný smluvní charakter našich vztahů je poskytnutí osobních údajů zcela dobrovolné, nicméně platí, že pakliže máte zájem na navázání vzájemného vztahu, je poskytnutí určitých osobních údajů nezbytným předpokladem a bez takových údajů(typicky jméno, příjmení, bydliště, telefon, e-mail, č.ú.)není BLK servis schopen poskytnout službu, tj. řádně uzavřít smlouvu a splnit závazek ze smlouvy vyplývající.

· doba uložení osobních údajů

Doba zpracování osobních údajů závisí na účelu jejich zpracování, jak jsou popsány shora, a v řadě případů je dána příslušnými právními předpisy:

• osobní údaje shromažďované pro účely plnění smluvního závazku, jsou zpracovávány po dobu nezbytnou ke splnění závazku – dodání zboží, poskytnutí služby, zodpovězení dotazu, správa uživatelského účtu, atd.;
• osobní údaje shromažďované pro účely plnění zákonné povinnosti jsou zpracovávány po dobu trvání zákonné povinnosti, tj. v případě údajů zpracovávaných pro účely daňové a účetní evidence i v případě uchovávání osobních údajů pro případné uplatnění nároků z odpovědnosti za vady po dobu 10-ti let;
• osobní údaje shromažďované za účelem realizace našeho oprávněného zájmu jsou zpracovávány do doby existence našeho oprávněného zájmu, kupř. osobní údaje shromažďované pro účely vymáhacího řízení pak po dobu 10-ti let;
• osobní údaje případně zpracovávané na základě souhlasu pak budeme zpracovávat do doby odvolání souhlasu, nejdéle však po dobu 1 roku od ukončení našeho vzájemného aktivního obchodního vztahu (pokud souhlas nebyl odvolán).

V ostatních případech jsou dodržovány v rámci naší společnosti interně nastavené lhůty pro výmaz, přičemž při stanovení těchto lhůt je kladen důraz na přiměřenost lhůt pro výmaz ve vztahu k účelu, pro který byly osobní údaje shromážděny.

· ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ, ZPŘÍSTUPNĚNÍ TŘETÍM OSOBÁM

Vaše osobní údaje zpracováváme a uchováváme v rámci naší společnosti, přičemž v některých případech mohou být vaše osobní údaje sdíleny se společností BLK servis, spol. s r.o., IČ 25705181, jakožto společností tzv. spřízněnou s ohledem na naši personální a majetkovou propojenost s touto společností a dlouholetou vzájemnou obchodní a partnerskou spolupráci v rámci našich navazujících a doplňujících se předmětů podnikání a vzájemnou výpomoc v rámci dodavatelsko-odběratelských vztahů, a to zejména pro vnitřní administrativní účely, včetně zpracování osobních údajů zákazníků, kdy tato společnost v našem zastoupení může vykonávat určité funkce, v rámci dodavatelsko-odběratelských vztahů zajišťovat dodávky zboží pro nás nebo plnění pro naše zákazníky. Platí, že vždy jsou zpracovávány pouze údaje, které jsou nezbytné pro realizaci našich vzájemných vztahů při zachování interních pravidel pro nakládání s osobními údaji.

Údaje zpracováváme manuálně i automaticky prostřednictvím našich zaměstnanců a dále prostřednictvím námi na základě písemné smlouvy o zpracování osobních údajů pověřených zpracovatelů (a jejich zaměstnanců), kteří zabezpečují činnosti a služby tvořící součást námi poskytovaných služeb. Za účelem plnění povinností vyplývajících ze zpracování osobních údajů jsou tak vaše osobní údaje zpřístupněny všem našim zpracovatelům, a to vždy v míře potřebné pro naplnění účelu zpracování.

Zpracovatelé osobních údajů podle účelů zpracování:

• pro účely plnění smlouvy (nákup zboží, poskytování služeb):

• subjekty podílející se na plnění našich zakázek;
• poskytovatelé IT služeb, doručovatelé zásilek (přepravní společnosti), poskytovatelé cloudových úložišť, bankovní ústavy, zprostředkovatelé plateb

• pro účely vymáhání pohledávek a reklamační řízení:

• advokátní kancelář

• pro účely daňové/účetní evidence

• účetní, daňový poradce, advokátní kancelář

V souladu s některými našimi zákonnými povinnostmi mohou případně vaše osobní údaje být zpřístupněny třetím osobám oprávněným na základě právních předpisů - správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou (kupř. správce daně), příp. orgánům činným v trestním řízení. Vyjma shora uvedených případů vaše osobní údaje nepředáváme, neprodáváme, nepřevádíme nebo jiným způsobem nerozšiřujeme třetím stranám pro jejich vlastní účely. BLK servis nepředává údaje do třetích zemí mimo Evropskou unii.

· PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

V souladu s právem na přístup k osobním údajům máte právo získat od nás potvrzení, že osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány a jste rovněž oprávněni získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím:

• účelu/-ech zpracování, pro které jsou vaše osobní údaje určeny
• kategoriích dotčených osobních údajů
• příjemcích osobních údajů nebo kategoriích příjemců;
• plánované době, po kterou budou osobní údaje uchovávány, resp. kritériích použitých ke stanovení této doby;
• existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování;
• právu podat stížnost u dozorového úřadu;
• skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro vás.

K vaší žádosti vám můžeme poskytnout kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž jestliže vaši žádost podáte ve formě elektronické, poskytneme vám informace v běžně užívané elektronické formě, pokud nepožádáte o jiný způsob. Upozorňujeme, že vaším právem získat kopii nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

V souladu s právem na opravu osobních údajů je každý, kdo zjistí, že námi zpracovávané údaje obsahují chybné či nepřesné údaje, oprávněn žádat provedení opravy osobních údajů tak, aby odpovídaly skutečnosti, případně – s přihlédnutím k účelům, pro které jsou údaje zpracovávány, může žádat o doplnění neúplných osobních údajů.

Vaším zvláště podstatným právem je právo vznést námitku proti zpracování. Toto právo vás opravňuje z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se vás týkají, pokud k jejich zpracování dochází na základě našeho oprávněného zájmu, jak shora popsán. Pokud v takovém případě neprokážeme existenci závažných oprávněných důvodů pro zpracování, které by převažovaly nad vašimi zájmy, právy nebo svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, vaše osobní údaje dále nezpracováváme. Proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu, včetně profilování, máte právo vznést námitku kdykoliv a osobní údaje v takovém případě již nebudou zpracovávány. Pro úplnost uvádíme, že v naší společnosti nevyužíváme takové formy zpracování pro marketingové účely, které by využívaly automatizovaného zpracování včetně profilování.

V souladu s právem na výmaz údajů, resp. právem být zapomenut, jste oprávněni v případě, že zjistíte nebo se domníváte, že zpracováváme osobní údaje způsobem, který je v rozporu s ochranou vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu se zákonem, požádat nás o výmaz osobních údajů. Upozorňujeme, že váš požadavek na výmaz nemůžeme realizovat v případě, kdy zpracování osobních údajů je vyžadováno pro plnění právní povinnosti, případně pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Každý má možnost žádat omezené zpracování osobních údajů v případech, kdy popírá přesnost osobních údajů (a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit), nebo v případě, že zpracování je protiprávní a vy odmítáte z nejrůznějších důvodů výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití, anebo v případě, kdy již osobní údaje pro účely zpracování nepotřebujeme, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků a konečně v případě, že se jedná o osobní údaje, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu a vy proti takovém zpracování vznesete námitku po dobu, kdy nebude ověřeno, zda naše oprávněné zájmy převažují nad vašimi oprávněnými zájmy, které tvrdíte.

V případech, kdy je zpracování osobních údajů založeno na vašem souhlasu, nebo k němu dochází za účelem plnění závazků ze smlouvy, jíž jste smluvní stranou, má každý z vás právo získat nám poskytnuté osobní údaje, které se ho týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a tyto předat jinému správci, aniž bychom tomu bránili, přičemž je-li to technicky proveditelné, máte právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo druhému správci. Realizací práva na přenositelnost nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Pokud se domníváte, že vaše práva vyplývající z ochrany osobních údajů byla porušena, jste oprávněni podat stížnost k dozorovému orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice, web: www.uoou.cz.

Za účelem realizace vašich shora uvedených práv se na nás můžete obracet na adrese našeho sídla nebo prostřednictvím e-mailu uvedeného shora v tomto dokumentu. Vždy bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce, vás informujeme o způsobu vyřízení vaší žádosti, o přijetí opatření vyplývajících z vašich shora uvedených práv, a to způsobem, který si zvolíte. Lhůtu pro vyřízení vaší žádosti můžeme v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další 2 měsíce, přičemž o takovém prodloužení vás informujeme do 1 měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad. Jestliže si žádost podáte v elektronické formě, poskytneme vám informace rovněž v elektronické formě, je-li to možné a pokud si nepožádáte o jiný způsob. Pokud se z nějakého důvodu rozhodneme nepřijmout opatření, o něž jste požádali, budeme vás o tom neprodleně informovat nejpozději do 1 měsíce od přijetí vaší žádosti, a to spolu s důvody našeho rozhodnutí. V takovém případě můžete realizovat vaše právo podat stížnost u dozorového úřadu a žádat soudní ochranu. Doplňujeme, že veškerá sdělení a veškeré úkony shora popsané se poskytují a činí bezplatně, pouze za situace, kdy jsou vaše žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, a to zejména proto, že se opakují, můžeme vám buď uložit přiměřený poplatek zohledňující naše administrativní náklady spojené s poskytnutím vámi požadovaného, anebo můžeme odmítnout vaší žádosti vyhovět. Současně vězte, že pokud bychom měli důvodné pochybnosti o vaší totožnosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.

V Úvalech dne 1.10.2023

BLK servis, spol. s r.o.